Déclaration de confidentialité UniPartners

Versie 18-01-2019

Inleiding

UniPartners hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

Als UniPartners zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in meer algemenere zin, hierover vragen heeft, dan kan u ons bereiken via onderstaande contactgegevens.

UNIPARTNERS (HQ)
ANTWERPEN
Kardinaal Cardijnstraat 7
2840 Terhagen (Rumst)
Ondernemingsnummer : BE0454.644.839
T: +32 (0)3 202 43 10
E: info@unipartners.be

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen en op welke manier wij met deze gegevens omgaan. De persoon waarvan we persoonsgegevens ontvangen, noemen we hieronder kortweg “ de betrokkene”.

Tevens wordt aangegeven waar uw gegevens worden bewaard en waarom ze worden opgeslagen. Daarnaast vind u hier ook een overzicht van uw rechten met betrekking tot uw gegevens en op welke manier u gebruik kan maken van deze rechten.

Wie zijn wij?

UniPartners is een kennis en service bedrijf gespecialiseerd in IT, Finance en Engineering consultancy. We werken voornamelijk via partnerships met andere consulting bedrijven. Onze voornaamste economische meerwaarden zijn de kennis en de ervaring van onze medewerkers. We verkopen tevens projecten en producten maar ook hierin baseren we ons volledig op de kennis en ervaring van onze medewerkers.

Bovenstaande impliceert dat er noodzakelijkerwijze persoonsgegevens verzameld worden en gedeeld met onze klanten. Zij moeten immers weten met wie ze in zee gaan en welke consultants bij hen op de verschillende projecten komen helpen. Daarbij zijn de algemene kennis, de expertise en de opgedane ervaring bij vorige werkervaringen de belangrijkste gegevens.

UniPartners verzamelt uw persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang. Denken we hierbij bijvoorbeeld aan het aanbieden van een bediendencontract aan een consultant in het kader van een vast dienstverband. Het opsporen, vinden en aanwerven van geschikte kandidaten (interne medewerkers zowel als freelancers) vertegenwoordigt een rechtmatig belang in verband met het verwerken van persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese gemeenschap verwerkt.

Het is nuttig dat u weet wat er met uw persoonsgegevens wordt gedaan en op welke manier u uw bekommernis rond het gebruik van uw persoonsgegevens kan aangeven. Hierover gaat deze privacyverklaring.

Waarom en wanneer worden uw persoonsgegevens verzameld?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om overeenkomsten en contracten op te stellen. Verder zijn uw persoonsgegevens noodzakelijk om u in contact kunnen brengen met potentiële opdrachtgevers (namelijk de eindklant via één van onze partners). Uw persoonsgegevens worden tevens gebruikt om nieuwsbrieven te sturen.

1. Bij een online sollicitatie via de website

Als u contact opneemt met UniPartners via onze website om online een sollicitatie te plaatsen, dan zullen er gegevens van u worden verzameld. Deze gegevens zijn beperkt tot uw naam, voornaam en e-mailadres. Een telefoonnummer kan u ook meegeven maar dit is niet verplicht. U heeft ook tevens de mogelijkheid om uw Curriculum Vitae toe te voegen.

2. Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Worden verstuurd op basis van e-mailadressen dewelke zich in onze centrale database bevinden.

3. Het beantwoorden van vragen

Vragen die u ons toezendt via e-mail kunnen wij snel beantwoorden op basis van uw e-mailadres.

4. Google Analytics om website te verbeteren/optimaliseren

UniPartners verzamelt ook gegevens om de website te verbeteren. Dit verzamelen van gegevens gebeurt via Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en per definitie niet gebonden aan uw persoonlijke gegevens. Nemen we hierbij als voorbeeld de duur van je bezoek aan de website of welke pagina’s je frequent bezoekt.

Categoriëen van ontvangers waarmee uw persoonsgegevens worden gedeeld

De betrokkene zelf : kan zich beroepen op rechten aangaande de persoonsgegevens dewelke worden verzameld door UniPartners
Justitie, politie- en inlichtingendiensten : dit in het kader van een rechterlijk onderzoek, boete, …: naam- en adresgegevens
Onze partners (is steeds een consultancybureau) : het is noodzakelijk dat een partner over volgende persoonsgegevens van de betrokkene beschikt om deze te kunnen voorstellen bij de eindklant : Naam, telefoonnummer, emailadres, CV. Het telefoonnummer na akkoord van de medewerker en emailadres is van UP, dus geen privé emailadres van UniPartners
Personeelsadministratie : bijhouden van persoonsgegevens, financiële gegevens van de werknemer ( nummer bankrekening), kopie identiteitskaart, kopie rijbewijs, bewijs goed gedrag en zeden en kopie diploma voor degenen die minder dan 5 jaar ervaring hebben.
Human Resources & Recruitment : NAW-gegevens, emailadres, CV en telefoonnummer
Sociaal secretariaat : verwerker van persoonsgegevens dewelke noodzakelijk zijn voor de uitbetaling van het loon: nummer bankrekening, naam, burgerlijke staat, kinderen ten laste
Verzekeringsmaatschappijen voor hospitalisatie- en groepsverzekering: naam, emailadres van de UniPartners medewerker
Leasemaatschappijen voor de contracten van de bedrijfswagens van de consultants: NAW-gegevens, emailadres, kopie rijbewijs

Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden voor langere tijd bewaard door UniPartners, echter nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van de aard van de activiteit. Een uitzondering hierop is wanneer UniPartners op grond van een wettelijke regeling wordt verplicht uw persoonsgegevens langer te bewaren.

Contact opnemen

Op het ogenblik dat u contact opneemt worden de gegevens die u doorstuurt, zoals een e-mailadres, uw naam en voornaam, opgeslagen op de mailserver. Deze gegevens worden onbeperkt bijgehouden.

Versturen van nieuwsbrieven

Uw e-mailadres en uw naam en voornaam worden opgeslagen op de mailserver. Deze gegevens worden voor langere tijd bijgehouden. U kan zich echter te allen tijde uitschrijven. Hiervoor gaat u naar www.unipartners.be/GDPR/

Curriculum Vitae

Sollicitatiegegevens worden opgeslagen op onze centrale database. Voor persoonsgegevens hanteren wij een bewaartermijn van maximum 4 weken nadat sollicitatieprocedure werd afgehandeld en de functie niet werd toegewezen. Deze bewaartermijn kan echter verlengd worden mits toestemming van de sollicitant (bijvoorbeeld als er op een later moment een passende functie vrijkomt).

Personeelsdossier

Het personeelsdossier van de werknemers wordt in de centrale database bewaard. Wij hanteren een bewaartermijn van 2 jaar vanaf het ogenblik dat de werknemer het bedrijf heeft verlaten. Voor BTW- en fiscale doeleinden worden sommige persoonsgegevens tot 7 jaar na datum bewaard.

Google Analytics

Google Analytics is een dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven. Het doel van deze dienst is om de beheerder van de website een duidelijk beeld te geven van onder andere de bezoekersstromen, verkeersbronnen en paginaweergaves. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics. Het gaat hier echter om anonieme gegevens dewelke niet verbonden zijn aan uw naam of e-mailadres.

Beveiliging

Als u UniPartners uw persoonsgegevens bezorgt, nemen wij de nodige stappen om te garanderen dat deze gegevens veilig worden behandeld.

Uw persoonsgegevens worden in onze centrale database opgeslagen. Ze zijn slechts toegankelijk via de software waarmee de centrale database werkt. De gegevens zijn beveiligd op basis van een login-naam en een paswoord. Verder is er ook nog een beperking op de acties die een gebruiker op de gegevens kan uitvoeren (lezen – schrijven – wijzigen – verwijderen). Deze beperkingen worden beheerd door de systeembeheerder.

Dagelijks wordt er een back-up genomen van de gegevens van de centrale database. Elke 2-3 weken wordt een back-up genomen en deze wordt extern bewaard.

Indien u de website van UniPartners (www.unipartners.be) bezoekt, zal uw verbinding privé zijn. Dit komt omdat onze website wordt beveiligd door een SSL-certificaat. Op deze manier bent u er zeker van dat u uw gegevens op een veilige manier kan inbrengen.

Uw rechten

Belangrijk

Als bedrijf mag UniPartners niet zomaar persoonsgegevens verstrekken aan iedereen die daar om vraagt. UniPartners zal steeds alle mogelijke middelen aanwenden om zeker te zijn van de identiteit van de aanvrager alvorens gevolg te geven aan diens verzoek. Dit gebeurt na akkoord van de persoon in kwestie.(er wordt steeds aan aanvrager om zijn/haar GSM nummer, adres en dergelijke te bevestigen vooraleer te voldoen aan zijn/haar verzoek)

Welke rechten kan u uitoefenen?

01. Recht op Inzage

U heeft het recht om te allen tijde uw persoonsgegevens op te vragen bij UniPartners. Binnen een redelijke termijn krijgt u dan een overzicht van uw gegevens.

02. Recht op rechtzetting

Indien uw gegevens niet meer kloppen of bijvoorbeeld veranderd zijn omdat u verhuisd bent , dan heeft u het recht om dit te laten wijzigen door UniPartners.

03. Recht op Verwijdering

Indien u niet langer wenst dat UniPartners uw gegevens gebruikt dan kan u vragen om verwijdering van uw gegevens. Uw gegevens kunnen dan worden gewist tenzij er wettelijke bepalingen zijn waardoor UniPartners de gegevens niet mag verwijderen.

04. Recht op Overdracht

U kan de vraag richten aan UniPartners om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of dienst. U mag UniPartners vragen om u deze gegevens in een elektronisch formaat (een .xls, .txt of .csv bestand bijvoorbeeld) te bezorgen of door te laten sturen naar een derde partij. UniPartners streeft ernaar om uw verzoek zo spoedig mogelijk te behandelen.

05. Recht op bezwaar

U kan UniPartners vragen om uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. UniPartners zal uw aanvraag intern onderzoeken. Indien er géén gegronde reden bestaat om uw verzoek af te wijzen, zal UniPartners het nodige doen zodat uw gegevens niet langer worden gebruikt.

06. Recht op indienen van een klacht

Indien u vindt dat UniPartners niet op de juiste manier omgaat met uw gegevens, heeft u het recht om klacht in te dienen.

Hoe kan u uw rechten laten gelden?

Dit kan schriftelijk, telefonisch of per e-mail :

UNIPARTNERS
Kardinaal Cardijnstraat 7
2840 Terhagen (Rumst)
T: +32 (0)3 202 43 10
E: info@unipartners.be

UniPartners streeft ernaar uw verzoek zo snel mogelijk te verwerken maar in ieder geval binnen de wettelijke termijn van 4 weken na ontvangst van uw verzoek.

Cookies en gebruiksvoorwaarden

Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer geplaatst worden om standaard-internetjournaal en informatie over uw surfgedrag te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgebruik op onze website op te volgen, om statistische rapporten op te stellen in verband met de activiteiten op de website en om de website-ervaring te verbeteren.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze CookieVerklaring

Een beschrijving van de voorwaarden waaronder u deze website dient te gebruiken, vindt u in de Gebruiksvoorwaarden

Wijziging privacyverklaring

UniPartners kan zijn privacyverklaring wijzigen. Om deze reden raden wij u aan om van tijd tot tijd onze website te raadplegen.

Update privacyverklaring

De laatste wijziging dateert van 30-01-2019.