Het Proefstation voor de Groenteteelt gaat met RACS voor digitalisatie en automatisatie

Het Proefstation voor de Groenteteelt in Sint-Katelijne-Waver, afgekort PSKW, heeft een belangrijke functie binnen de Mechelse groenteregio. Al sinds 1963 staat het praktijkcentrum telers met raad én daad bij om van hun oogsten een succes te maken. Momenteel werken er 65 medewerkers maar dit aantal kan tijdens het hoogseizoen aangevuld worden met tijdelijke werkkrachten.

In de praktijk kan PSKW het best omschreven worden als een groot laboratorium of onderzoekscentrum. PSKW focust zich op innovatie en de nieuwste technologieën binnen het domein van de groenteteelt. Er wordt onderzoek gedaan in verschillende domeinen: energie, ziekten en plagen, bemesting, water(schaarste), automatisaties, rassenonderzoek, optimalisaties. Momenteel lopen er zo’n 50-tal projecten en dit aantal zal in de toekomst nog stijgen.

We spraken met Alain Renard die in 2021 als hoofdboekhouder gestart is bij PSKW over de plannen om de financiële administratie te digitaliseren en te optimaliseren. Door een sterke groei van de organisatie op te vangen werd gekozen om RACS te implementeren.

Groei van de organisatie heeft impact op de administratie.

“De organisatie is de voorbije 5 jaren heel snel gegroeid . Dit heeft uiteraard impact op de werking van onze administratie en opvolging.  Er was een duidelijke nood aan administratieve vereenvoudiging en digitalisering, zo bevestigt ook Alain. “Het werd duidelijk dat we nood hadden aan een nieuw performant boekhoudsysteem”.

Enerzijds op vlak van doorgedreven automatisaties. Denk bijvoorbeeld aan een significante hoeveelheid CODA verwerkingen, automatische betalingen en facturaties. Anderzijds was er ook nood aan een uitgebreidere analytische structuur. Projecten worden vaak ondersteund door verschillende financiers. Het is dus meer dan logisch dat zij willen weten waaraan hun geld wordt besteed. Dit houdt in dat er een aparte rapportering per project moet worden opgezet. “Dat maakt het best wel ingewikkeld voor onze administratie”, zegt Alain. “Het is de bedoeling dat we met RACS de bestaande en toekomstige rapporteringennoden op een nog meer efficiënte manier kunnen beantwoorden.”

“Daarnaast had PKSW nood aan een efficiënte goedkeuringsflow. Tot nu toe gebeurde dat proces van goedkeuringen steeds manueel. We willen daar veel verder in gaan, omdat in onze werking de goedkeuring bepaalt of de subsidie van een project ontvankelijk of niet ontvankelijk wordt verklaard. Uiteraard is dit voor de bedrijfsvoering van PSKW zéér belangrijk en moet dit een geolied proces zijn.”

 De persoonlijke en flexibele aanpak bij het RACS team maakt het verschil

Het vorige boekhoudpakket voldeed volgens Alain niet meer aan de behoeften van een moderne financiële administratie. “Toen we op zoek gingen naar een nieuw boekhoudsysteem hebben we verschillende offertes aangevraagd en geanalyseerd. Het persoonlijk contact dat ik had met medewerkers Anita en Peter heeft hierbij geholpen.”

“De support is bij RACS heel persoonlijk en alle communicatie en ondersteuning verloopt heel vlot. We merkten dat dit bij andere leveranciers strakker verliep. Ik heb graag die soepelheid en een leverancier die meedenkt met onze problemen en niet komt aanzetten met algemene ideeën of oplossingen.”

De groeimogelijkheden met RACS zijn gegarandeerd

“We kozen voor RACS Procurement en RACS Web. Zo is de module RACS Procurement voor ons belangrijk gezien we veel kleine, specifieke en vaak last minute bestellingen te verwerken hebben. Binnen een project van biologische bestrijding kan het zo bijvoorbeeld belangrijk zijn snel de juiste insecten te bestellen. Dat maakt dat hier regulier leveringen gebeuren door koerierdiensten met kleine bestellingen. We willen in de toekomst alle bestellingen juist kunnen koppelen aan de desbetreffende projecten en dat alle facturen die binnenkomen meteen correct worden geboekt.”

“RACS Web heeft dan weer betrekking op een aantal praktische zaken zoals elektronische onkostennota’s maar ook op de goedkeuringen die vanop afstand kunnen gebeuren. Wij zitten bij Proefstation met een heel strikt hygiëneprotocol omdat er bij de onderzoeken absoluut geen interferentie mag zijn met bepaalde plagen of vervuiling. Onze medewerkers kunnen dus niet zomaar ergens binnenwandelen of van de ene naar de andere afdeling gaan. Vaak moet er dus worden gedoucht of van kleren worden veranderd vooraleer er een andere afdeling mag worden betreden. Het is veel gemakkelijker als mensen vanop afstand via hun smartphone bepaalde zaken kunnen ondertekenen. Dit zal met RACS verder worden geoptimaliseerd”.

“Het is voor ons belangrijk dat wij onze projecten goed kunnen inschatten en  begroten. We willen op ieder moment weten waar we aan toe zijn, waar er eventueel bijsturing nodig is. Een goede rapportering en dashboarding is in onze organisatie onmisbaar. Ik geloof in een langdurige en duurzame samenwerking met RACS. We gaan hun software verder laten evolueren samen met onze groei en onze ambities. PSKW heeft medewerkers met enorm veel kennis in huis . Zij staan allemaal te poppelen om te kunnen starten met nieuwe projecten en te kunnen uitpakken met nieuwe uitvindingen.”